Как создать семейный архив
Как организовать хранение семейного архива
Содержание статьи
- Как организовать хранение семейного архива
- Как хранить документы
- Как оформить дела при сдаче в архив
Составление семейного архива – увлекателное и очень ответственное занятие. Ведь нужно учесть много нюансов и деталей, собрать рассказы ближайших родственников, сделать подборку фото, старых архивных писем и т.д. И, конечно же, нужно продумать, где и как вы будете хранить всю эту коллекцию.
Как хранить семейный архив
Семейный архив можно хранить в специальном чемодане. Лучше, если он будет кожаным, а не тряпичным. Так сохранность документов будет более надежной. Ведь ткань пропускает влагу, а значит, уникальные письма, документы и фото могут пострадать от влаги.
Для удобства хранения разделите его на ячейки, каждая из которых предназначена для той или иной категории документов. Так будет удобнее искать ту или иную бумагу или фото при необходимости.
Как вариант, если позволяют площади и количество разных помещений, можно хранить семейный архив в специальном комоде или секретере с отделениями. В нем сохранность ценных исторических документов будет максимальной.
Вы можете самостоятельно сделать ящик для хранения семейного архива. В этом вам поможет такое современное направление в рукоделии, как скрапбукинг. Ему легко можно научиться по видеокурсам в интернете. Результат же будет довольно оригинальным. Вы можете украсить коробку с семейным архивом копиями документов и фото из него. В результате вы получите тематическую емкость для хранения.
В некоторых случаях семейных архив хранят в папке. Например, если он еще не очень большой. И в этом случае можно добавить творчества и разукрасить папку, а не оставлять ее стандартной и обычной. Для удобство поиска можно разделить папку на секции. В этом случае при необходимости вам будет легко найти все интересующие вас документы.
Если в качестве семейного архива вы хотите использовать только генеалогическое древо, можете сшить его в стиле пэчворк. На большом отрезе ткани создайте самое настоящее дерево и разместите на нем свои фото и снимки членов вашей семьи. Такое дерево станет чудесным украшением гостиной, и все сразу будут иметь представление о том, насколько большая и дружная у вас семья.
Современные технологии придут вам на помощь. Хранение семейного архива можно доверить сети интернет. Есть много специальных сайтов, куда можно загружать историю своей семьи, также можно для этих целей применять специальные облачные хранилища. Правда, в том случае, если вы выбираете интернет в качестве места хранения вашего семейного архива, не забывайте о резервном копировании данных.
Что стоит учитывать при сборе и подготовке семейного архива
Собирая старые документы, которые были составлены более 100 лет назад, кладите их в специальные файлы. Для упорядочивания архива составляйте опись всех документов и фото, какие у вас есть. Это позволит вам проще ориентироваться во всем многообразии документов.
Все рассказы, которые вы собрали у своих родных, обязательно перепечатайте и сохраните. Ведь это максимально надежный способ узнать историю собственного рода.
Как создать семейный архив
Овсянников Юрий Захарович
Разработчик программного обеспечения
111674, Россия, г. Москва, ул. 2-Я вольская, 1/1, кв. 118
Ovsyannikov Yuri Zakharovich
Software developer, self-employed
kv. 118, 1/1, ul. 2-Ya vol’skaya, g. Moscow, Russia, 111674,
Дата направления статьи автором в редакцию:
Дата рецензирования статьи:
Статья посвящена описанию и обзору основных возможностей разработанного автором статьи программного комплекса «Семейный архив», предназначенного для сбора, систематизации, изучения и хранения материалов архивов личного происхождения (документов, рукописей, книг, периодических изданий, воспоминаний, медиаконтента, коллекций).Программный комплекс «Семейный архив» позволяет в рамках одного приложения аккумулировать электронные копии материалов, а также оригиналы материалов, созданных и существующих в электронной форме независимо от их типа и формата файлов, устанавливать и наглядно отображать взаимосвязи между ними, группировать их по различным критериям, выполнять их поиск, что в целом способствует выявлению и устранению пробелов в личной, семейной или родовой истории. Программный комплекс «Семейный архив» разработан в среде «FileMaker Pro 15 Advanced» – приложения компании FileMaker Inc. для разработки реляционных баз данных. Программный комплекс «Семейный архив» практически не имеет полнофункциональных аналогов, и может использоваться для решения задач при работе с архивами личного происхождения различными категориями пользователей. В условиях постоянно увеличивающего объёма материалов и необходимостью их систематизации, функциональные возможности программного комплекса делают его довольно актуальным и востребованным.
Ключевые слова: создание семейного архива, архив личного происхождения, семейная история, генеалогия, программное обеспечение, FileMaker, база данных, оцифровка, организация материалов, каталогизация
This article describes and reviews the main opportunities of the Family Archive software package created by the author to collect, systematize, study and store materials from personal archives (documents, manuscripts, books, periodicals, memories, media content and collections). The package enables to accumulate electronic copies of materials as well as original documents created and existing in an electronic form irrespective of their type or format, within one application. It also allows you to find and display the connections between data and sort them by various criteria thus contributing to identification and elimination of personal, family and ancestral history gaps. The Family Archive software package was developed within the FileMaker Pro 15 Advanced that is an application of FileMaker Inc. to create relational databases. The package does not have any total analogs and can be employed by various users to address issues when working with personal archives. The growing data volume as well as the need for data systematization account for the topicality and importance of the package functionality.
family archive creation, personal archive, family history, genealogy, software , FileMaker, database, digitization, data management, cataloging
История – это увлекательный бестселлер, насыщенный огромным количеством событий и явлений, множеством персонажей, взаимоотношений между ними, многообразием чувств, переживаний и страстей. Источником знаний об этом являются предметы и объекты материальной культуры, в которых отражён исторический процесс, запечатлены исторические факты и события – документы, рукописи, книги, произведения искусства, архитектуры и проч. Необходимость их сохранения и передачи от одного поколения к другому неоспорима.
В эпоху информационных технологий появляются объекты исторического значения в электронном виде, увеличивается объём оцифрованных источников. На государственном уровне работа по оцифровке исторического наследия ведется довольно активно: библиотеки, архивы и музеи, как в России, так и в зарубежных странах, обеспечивают доступ к своим собраниям в электронной форме. Важность создания цифрового контента о значимых событиях российской культуры и искусства, электронных ресурсов библиотек, информационных порталов, мультимедийных информационных ресурсов, интерактивных карт исторических мест, культурных и природных ландшафтов подчёркнута в федеральной целевой программе «Культура России (2012–2018 годы)» [1] .
В то же время огромное количество материалов, представляющих огромное историческое значение, аккумулировано в квартирах и домах большинства из нас. Это документы, письма, фотографии, предметы быта, коллекции, хранящиеся в семьях обычных людей, иногда на протяжении столетий, и передающиеся по наследству потомкам. На фоне возрастающего интереса к генеалогии, семейной истории и истории в целом оцифровка такого материала приобретает большое значение.
Однако, как указывают Эрец Эйден и Жан-Батист Мишель, «Заметки, журналы и переписка 99% людей пылится на чердаках и в старых сундуках. Разобраться с ними крайне сложно, и усилия по их оцифровке представляют собой редкое исключение» [2] .
Речь идёт об архивах личного происхождения, с которыми сталкивается каждый интересующийся историей своей семьи или планирующий заняться её изучением. Эти архивы являются собранием персональных, семейных, родовых материалов, образовавшихся в процессе жизнедеятельности семьи, рода или отдельных их представителей. Работу с ними условно можно свести к трём ролям: хранителя, исследователя или куратора, либо к любой их совокупности [3] .
Цель хранителя – сохранение материалов личной, семейной и/или родовой истории (далее обобщённо – семейной истории), до того момента, когда появится кто-то, желающий и способный возложить на себя выполнение иных ролевых функций. Не проявляя особого интереса к имеющимся материалам и архиву в целом, хранитель понимает, что если раньше были люди, которые дорожили ими и смогли их сберечь, то вполне вероятно, что в будущем такие люди тоже появятся. Поэтому его задачей является не нанести архиву вред, обеспечить хранение, которое исключило бы влияние негативных факторов, приводящих к утрате архива, а также найти или подготовить представителя семьи (или иное лицо), способного обеспечить архиву достойное применение. Возможен вариант с желанием хранителя сохранить для наследников и общества материалы своей личной истории.
Более функциональной является роль исследователя. Его деятельность схожа с деятельностью детективной. Он активно собирает и изучает материалы семейной истории, выявляет пробелы, определяет и умеет находить важные информацию и материалы, организовывать их, дополняет и расширяет архив.
Куратор же – личность творческая. Он визуализирует семейную историю, обеспечивает её доступность и лёгкость в изучении для членов семьи и общества. К сфере интересов кураторов можно отнести составление генеалогических деревьев, написание биографий, создание альбомов, фильмов, организация выставок и проч.
В условиях активного развития информационных технологий, когда наиболее оптимальным решением для сохранения, изучения и распространения материалов семейной истории является их оцифровка и запись их копий на электронные носители, на помощь в сохранении, расширении знаний в области семейной истории, систематизации, каталогизации и визуализации её материалов, помимо технического обеспечения (сканеры, фото-, видеокамеры, аудиозаписывающие устройства) приходит специализированное программное обеспечение.
Не будет большой ошибкой признать, что на данный момент наиболее разработанным является программное обеспечение, используемое кураторами семейных архивов. Это различные программы для построения генеалогических деревьев, фото-, видео-, аудио- и текстовые редакторы, программы 3-D моделирования, учёта личных финансов, построения ментальных карт, географические сервисы, их онлайн-версии, и др.
В то же время исследователями и хранителями, в чьи основные функции входят сбор и хранение материалов семейной истории, используются стандартные возможности операционных систем с их файловой структурой, а также программное обеспечение, позволяющее систематизировать материалы по типам и/или форматам файлов: каталогизаторы фотографий, медиаплееры, PDF-хранилища и проч. При этом, зачастую, цифровые версии материалов семейных архивов не могут быть сведены к какому-либо одному типу или формату файлов (нпр. документ в формате PDF и аудиозапись воспоминания), что приводит к необходимости использовать для их хранения несколько программных продуктов. Это препятствует восприятию взаимосвязей между материалами, описывающими, к примеру, одно и тоже событие или объединенными иным общим критерием.
Операционные системы предоставляют более расширенные возможности, в частности по организации «умных» папок, автоматически сохраняющих результаты поиска по заранее введенному пользователем запросу, присваивании ключевых слов, сортировке и группировке файлов и проч. Однако их использование предполагает хорошее (на уровне продвинутого пользователя) знание используемой операционной системы и её возможностей, особой дисциплины и единообразия действий (заранее разработанных) со стороны пользователя, что требует достаточной предварительной подготовки к организации семейных архивов в электронном виде, значительных умственных, трудовых и временнЫх затрат.
Для организации, сохранения и каталогизации материалов семейной истории автором настоящей статьи разработан программный комплекс «Семейный архив» (далее – ПК «Семейный архив»), позволяющий в рамках одного приложения аккумулировать файлы различных типов и форматов, наглядно отображать их, устанавливать взаимосвязи между ними, группировать их как по предустановленным, так и определённым пользователями критериям, обеспечивать хранение и поиск материалов семейных архивов, что в целом призвано помочь выявлять и устранять пробелы в семейной истории.
ПК «Семейный архив» может использоваться для организации электронных версий архивов личного происхождения (персональных, семейных, родовых). В частности, это архивы одного человека (нпр., личные архивы пользователя, умершего родственника, иного представляющего интерес лица), архив семьи или рода (в котором собраны материалы, относящиеся к нескольким поколениям семьи). Также, ПК «Семейный архив» представляет интерес для тех, кто занимается генеалогическими, краеведческими исследованиями, иной сопутствующей научной деятельностью, оказывает услуги в области генеалогии, краеведения, систематизации семейных архивов, организации домашних фото-, видеоархивов и библиотек.
Семейный архив как таковой представляет собой совокупность самостоятельных разнородных материалов, ценность которых быть систематизированными с возможностью удобного поиска и использования. Если эти процессы осуществляются с использованием электронной вычислительной техники, то семейный архив будет выступать в качестве базы данных и существующие системы управления базами данных (СУБД) могут быть адаптированы для целей организации, сохранения и каталогизации материалов семейной истории.
ПК «Семейный архив» разработан в среде «FileMaker Pro 15 Advanced» – приложения компании FileMaker Inc. для разработки реляционных баз данных [4] . Выбор СУБД обусловлен большой функциональностью приложения, его кроссплатформенностью, богатым выбором вариантов развёртывания и использования создаваемых в его среде приложений, возможностью создания, так называемых Runtime Solution – программ, не требующих для работы с ними приложения FileMaker.
Являясь «детищем» FileMaker, ПК «Семейный архив» основан на реляционной модели данных и представляет собой несколько взаимосвязанных таблиц, которые наполняются пользователем самими материалами семейного архива, их характеристиками и данными, необходимыми для определения взаимосвязи между материалами, группировки материалов по различным критериям и анализа. Каждая строка таблицы (запись) предназначена для внесения информации об одном материале (либо данных о взаимосвязи), а столбцы таблиц используются для установления их характеристик.
Пользователь взаимодействует с ПК «Семейный архив» посредством основанных на таблицах макетах, которые объединяются в группы по виду материала. Группа макетов, основанных на отдельном виде материала, представляет собой раздел.
Навигация между разделами осуществляется при помощи стартового экрана (изображение 1) и области разделов, расположенной в верхней части макетов (за исключением предназначенных для печати) (изображения 2-5, 8,9).
Изображение 1 . Стартовый экран ПК «Семейный архив» [5] .
Выделяются две группы разделов. Первая группа разделов предназначена для наполнения материалами семейного архива, определения их характеристик, хранения соответствующих данных (таблица 1). Вторая – для ввода данных, необходимых для установления взаимосвязи между этими материалами (таблица 2).
FileMaker Team
Сообщество разработчиков на платформе FileMaker
«Домашний архив» — собрать, изучить и сохранить семейную историю.
Автор: Овсянников Юрий
«Домашний архив» — пользовательское приложение на базе FileMaker Pro, позволяющее организовывать материалы домашнего (личного, семейного, родового) архива в электронной форме, сортировать их, осуществлять поиск, распечатывать материалы, списки и карточки материалов домашнего архива.
У всех, кто трепетно относится к своей семейной истории и хочет сохранить для потомков свой домашний архив, рано или поздно возникает задача организации электронной версии такого архива. Причём организовать нужно так, чтобы удобно было сортировать материалы архива, оперативно искать, обмениваться материалами и, конечно, чтоб большая часть потребностей осуществлялась автоматически, а от пользователя требовалось бы только внести материал в базу данных. Существующее программное обеспечение, также как и возможности, предоставляемые операционными системами и офисными приложениями (нпр. папки, умные папки, ключевые слова, теги, таблицы Excel) не всегда полностью удовлетворяют потребности пользователей и зачастую их использование связано с определенными трудностями и неудобствами (нпр. структурирование материалов по лицам, к которым они относятся, и их размещение в соответствующих папках неизбежно приводит к дублированию файлов). Особенно при большом количестве материалов семейной истории.
Решить такую задачу и устранить возникающие проблемы призвано приложение «Домашний архив». Документы, рукописи, печатные издания, коллекции, медиаконтент, фотографии, рисунки, схемы, карты и проч. — электронные копии всего, что нашло свое место в домашнем архиве, может быть учтено, организовано и систематизировано в данном приложении.
Посмотрим на базовую стартовую страницу приложения (рис. 1)
Рис. 1. Базовая стартовая страница приложения «Домашний архив» в классическом стиле
При первом открытии приложении целесообразно обратиться к настройкам (см. рис. 2), позволяющим:
- Дать название домашнему архиву.
- Загрузить в приложение логотип (эмблему, родовой герб, вензель). Название и логотип после их введения отображаются на стартовой странице и в печатных формах перечней и карточек материалов.
- Отключить отображение того или иного модуля (если какие то материалы отсутствуют в домашнем архиве, нет желания их систематизировать в рамках данного приложения или отсутствует необходимость в их систематизации по какому-либо критерию).
- Выбрать стиль оформления приложения («Классический» или «Древний Египет»).
Рис. 2. Стартовая страница приложения «Домашний архив» с отображением окна настроек, названия архива, логотипа и пользовательским набором модулей.
Условно приложение состоит их двух групп модулей.
Первая группа, включающая модули «Документы», «Рукописи», «Книги», «Периодика», «Воспоминания», «Фильмы», «Аудио», «Изображения» и «Коллекции», используется собственно для учёта и организации данных видов материалов путем заполнения карточек материалов, размещения электронных копий материалов, установлению взаимосвязей между материалами, печати списков и карточек материалов.
Вторая группа, включающая модули «Лица», «Места», «Организации», «Подборки», «Источники» и «Архивы», на основе данных, внесенных в поля модулей первой группы, структурирует материал по одноименным критериям.
Организация материалов в модулях первой группы может быть следующей:
Вышеуказанное практически полностью покрывает все возможные материалы, хранящиеся в домашнем архиве. При возникновении трудностей в размещении материала в том или ином модуле (нпр. при несовпадении идентифицирующих признаков) может быть использован универсальный модуль «Коллекции».
Большинство модулей предлагают две формы отображения: перечень материалов и карточку материала. Для модулей «Периодика» и «Коллекции» используются три формы: обобщённый перечень периодических изданий (коллекций), карточку периодического издания (коллекции) и карточку отдельных выпусков издания (предметов коллекции).
При переходе к модулю со стартовой страницы отображается перечень содержащихся в модуле материалов, с указанием на их основные идентифицирующие признаки, с возможностями сортировки по ним, печати списка, настройками отображения списка, а также добавления/удаления материала (см. образец на рис. 3).
Рассмотрим возможности приложения на примере модуля «Документы» (другие модули работают аналогичным образом, различия заключаются в наборе идентифицирующих материал признаков (полей)).
Рис. 3. Страница приложения «Домашний архив» с перечнем содержимого модуля «Документы»
Из страницы перечня осуществляется переход к карточке материала, содержащей поля для заполнения идентифицирующих данных, загрузке электронной версии материала (см. рис. 4). Имеются возможности сортировки материалов по полям и печати карточки материала. Карточка материала может быть настроена применительно к конкретным требованиям пользователя (имеется опция отключения отображения отдельных полей) (см. рис. 5)
Рис. 4. Форма карточки документа для заполнения
Рис. 5. Карточка документа с открытым меню настроек и пользовательским набором полей
Особый интерес представляют поля «Источник комплектования», «Место хранения оригинала», «Лица» и «Подборки». Они предназначены для систематизации материалов по данным критериям и соответствуют модулям «Источники», «Архивы», «Лица» и «Подборки».
Поле «Источник комплектования» используется для учета лиц (родственников, организаций, архивов, сайтов и проч.), от которых материал получен, например в случаях если домашний архив пополняется материалами, относящимися к семье, полученными от других лиц.
Для случаев, если пользователь ведет поиски материалов семейной истории в государственных или ведомственных архивах, получая оттуда копии документов, это возможно зафиксировать привязкой материала к такому архиву в поле «Место хранения оригинала» и сопутствующих ему полям «Фонд», «Опись», «Дело» и «Единица хранения».
Одновременное использование полей «Источник комплектования» и «Место хранения оригинала» актуально, если поиск в архивах ведется пользователем с привлечением организаций, специализирующихся на генеалогических исследования и работе с архивами. В этом случае в поле «Источник комплектования» целесообразно указать эту организацию, а в поле «Место хранения оригинала» наименование архива.
Такие взаимосвязи могут существенно облегчить работу пользователя при определении дальнейших перспектив поиска новых материалов.
Материал можно также привязать к лицам и организациям, к которым он относится (нпр. в свидетельстве о рождении указаны сведения о рожденном человеке и его родителях, трудовая книжка содержит информацию о работе члена семьи на каком-то заводе — приложение позволяет учесть эти сведения и обобщенно их увидеть в модулях «Лица» и «Организации»).
Аналогичным образом приложение позволяет сгруппировать разного вида материалы в подборку по любой заданной пользователем теме (поле «Подборки» в карточке и одноимённый модуль). Например, в домашнем архиве имеются документы, отражающие боевой путь члена семьи в Великой Отечественной войне, военная переписка, фильмы и книги о войне, звукозаписи участников. После заполнения поля «Подборки» темой «Великая Отечественная война» в карточках каждого из материалов в модуле «Подборки» наглядно отобразятся все материалы, относящиеся к теме (см. рис. 6).
Рис. 6. Карточки подборки «Великая Отечественная война»
Как видно, в модуле «Подборки» собраны все материалы архива по определенной пользователем теме. Перечни снабжены гиперссылками: щелчок мыши на материале из перечня открывает карточку материала.
Аналогичным образом работают иные модули второй условной группы. Дубликаты материалов при этом не создаются: переход по любым ссылкам осуществляется именно к первоначально введенным данным и электронной копии материала.
Упрощенно работа с приложением сводится к следующему: заполнение карточки материала, привязка его к источникам комплектования, архивам, лицам, организациям и подборкам (при необходимости. Если её нет, то отсутствие любой привязки никак не повлияет на работу приложения), структурированный просмотр и/или иное использование материалов в соответствии с потребностями пользователя.
Таким образом, приложение «Домашний архив» представляет собой удобный инструмент для тех, кто начинает или продолжает работать с домашним архивом, изучает по нему семейную историю и хочет сохранить его для потомков.
Приложение «Домашний архив» разработано на основе изучения опыта систематизации домашних архивов нескольких десятков их владельцев и лиц, ведущих генеалогические поиски. Как показало исследование ситуация не очень удовлетворительная: используемые системы не отвечают потребностям пользователей, что негативно сказывается на полноте исследования семейных историй, приводит к потере важной информации и невозможности делится ею с другими. Ликвидировать пробел в наличии достойного программного обеспечения для ведения домашних архивов призвано приложение «Домашний архив».
В настоящее время приложение проходит тестирование у разработчика на базе его родового архива, насчитывающего в настоящий момент несколько тысяч единиц хранения и постоянно пополняющегося. После окончания тестирования разработчиком приложение будет предложено для приобретения заинтересованным лицам.
Источники:
http://www.kakprosto.ru/kak-902075–kak-organizovat-hranenie-semeynogo-arhiva-
http://e-notabene.ru/istinf/article_24195.html
http://fmteam.ru/domashnij-arxiv-sobrat-izuchit-i-soxranit-semejnuyu-istoriyu/
